Командировочные расходы 2026: нормы, лимиты, документы

С 01.09.2025 действует Положение о командировках № 501 (заменило № 749): «3 рабочих дня на отчёт» сохранено, срок пребывания подтверждают проездные обоих направлений, расходы, сделанные с разрешения или ведома руководителя, возмещаются (порядок лучше закрепить в локальном акте). Суточные до 700 ₽/день по РФ не облагаются НДФЛ — это необлагаемый лимит, а не размер выплаты.

Что нового в Положении № 501

Было (ПП № 749)	Стало (ПП № 501, с 01.09.2025)
Подтверждение срока — по отметкам и проездным	Проездные документы обоих направлений
Согласование расходов — строго письменно	расходы с разрешения или ведома руководителя возмещаются
3 рабочих дня на отчёт	Сохранено (п. 23)
Действие	До 01.09.2031

Если положение о командировках в компании не обновляли — документы стоит пересогласовать: расходы на аренду авто или трансфер, сделанные с ведома руководителя, возмещаются по закону — но порядок лучше закрепить в локальном акте.

Суточные

700 ₽ — граница НДФЛ (ст. 217 НК РФ): Россия 700 ₽/день, загранка 2 500 ₽. Сверх — облагается НДФЛ и взносами. Для налога на прибыль суточные не нормируются, размер фиксирует локальный акт. Документов не требуют: приказ и количество дней, включая выходные и дни в пути.

Проживание

Счёт + кассовый чек или БСО. Самая надёжная связка — «счёт + чек + справка о проживании»: закрывает оплату, факт и даты, что критично при несовпадении с билетами. Квартира посуточно — договор найма и подтверждение оплаты.

Проезд и прочее

Билеты самодостаточны: электронный + посадочный/контрольный купон. Такси и каршеринг — чек или БСО службы. Питание входит в суточные; отдельные представительские расходы нормируются — не более 4% от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Соберите пакет целиком

Комплект рассказывает одну историю: даты билетов, чеков отеля и приказа совпадают, города следуют друг за другом. Противоречия в датах — первая причина вопросов. Командировочный пакет под ключ собирается под конкретную поездку целиком.